致供应商的一封信

作者：深圳普林电路发布时间：2025年08月06日

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尊敬的供应商伙伴们：

为确保双方合作过程中的合规性与高效性，现就此前沟通中需明确的几项关键要求（如下：）请贵司务必组织相关人员学习并严格执行：
访问权限管理
请明确知悉：我司及我司客户与相关监管机构，在符合法律法规及合作协议的前提下，对贵司提供服务 / 产品涉及的设施适用区域（如生产车间、仓储区域等）及相关文件资料（如质量记录、流程文件等）拥有合理访问权限。贵司需配合提供必要的便利与支持。
不符合项处理流程
若贵司在服务 / 产品提供过程中，发现任何不符合既定流程、质量标准或协议要求的情况（包括但不限于产品瑕疵、流程偏差、服务不达标准等），必须第一时间向我司 [指定对接部门 / 联系人] 书面告知，并在获得我司明确的处理意见（书面或邮件确认）后，方可执行后续操作，严禁擅自处理。
文件资料保留要求
贵司需按以下标准保留与合作相关的所有文件资料（包括但不限于订单记录、检验报告、沟通函件、质量追溯文件等）：
保留期限：普通产品质量记录保存期限为1年，汽车/航空产品质量的记录最短保存期限为 10年(或按照监管机构及顾客要求执行)。军工产品(如客户有要求)按照顾客的要求执行。则记录应长期保存。环境安全相关记录最短保存期限为3年，有害物质相关记录最短保存期限不低于 10年(或按照监管机构及顾客要求执行)、内部质量体系审核、管理评审记录记录按产品保存期限要求执行。

处理要求：保留期内需确保文件完整、可追溯，到期后如需销毁，需提前 [30 个工作日] 书面告知我司，经确认无异议后方可执行，销毁记录需留存备查。
道德行为规范
请贵司务必强化对内部人员的道德行为教育，确保所有参与双方合作的人员（包括员工、外包人员等）充分理解并遵守商业道德准则，严禁出现贿赂、欺诈、信息泄露、利益输送等违规行为。我司将对合作过程中的道德合规情况进行不定期核查，如有违反，将追究责任。

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